Ob im Home-Office oder in der Firma: Dein Arbeitsplatz ist der Ort, an dem du den Überblick behalten musst. Deshalb zeigen wir dir, wie du dein Büro organisieren kannst. Lies hier weiter und entdecke clevere Tipps!

Die besten Möbel fürs Büro-Organisieren

Kannst du das Layout deines Arbeitsplatzes selbst designen? Dann hast du schon einen Luxus, der vielen fehlt. Nutze diesen Vorteil und positioniere deine Möbel optimal! Platziere dazu alles, was du für die täglichen Aufgaben benötigst (z.B. deine Dokumentenablage) direkt neben oder auf dem Schreibtisch. Regale für Ordner und Schubfächer für Ersatz-Technik können in einer anderen Ecke des Raumes stehen. Gebe beim Aufstellen deines Tisches darauf Acht, dass das Licht passiv ist oder von der Seite kommt, denn Licht von hinten reflektiert auf dem Monitor, Licht von vorne blendet.

Achte darauf, nur das Nötigste aufzustellen. Je voller dein Büro ist, desto unübersichtlicher wird deine Organisation. Wir empfehlen ein paar nützliche Ordnungshilfen. Stapelbare Ablagen lassen dich platzsparend Dokumente sortieren. Mit einer Schale für Clips und Klammern vermeidest du herumliegende Kleinteile an unpassenden Stellen. Ein rollbarer Schrank unter deinem Tisch schafft mehr Freiraum im Rest des Zimmers und liefert auch den perfekten Ort für ein abschließbares, relativ verborgenes Fach für vertrauliche Dokumente. Eine Tasse oder ein Stifthalter ist der Sammelplatz für alle Schreibutensilien, die du brauchst.

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Wie behältst du den Überblick?

Ein unordentlicher Schreibtisch erschwert die Arbeit. Mach es dir leichter und folge dem Ratschlag von Marie Kondo: Alles soll seinen festen Platz haben. Sortiere also, wenn du dein Büro organisierst, deine Unterlagen in Ablagen, Boxen oder Schubladen ein und behalte dieses System akribisch bei! Vermeide lose Zettel und Notizen, indem du ein Logbuch führst, in dem alles Relevante vermerkt wird. Du kannst dieses auch mit bunten Stickern versehen, die auf besonders wichtige Seiten oder spezifische Themen hinweisen. Hol dir zum Beispiel ein Bullet Journal – unser Blogbeitrag zum Thema BuJo erklärt dir genau, wie du es nutzen kannst!

Wir empfehlen stapelbare Ablagen mit drei Sektionen: To-Do, in Arbeit, und Archiv. In Erstere kommen alle Dokumente zu neuen Aufgaben und Projekten, die bald anstehen. In Zweiterem lagerst du alles, was aktuell benötigt wird. Sobald eine Aufgabe abgehakt ist, können alle dazu relevanten Dokumente in die Archiv-Ablage. Am Ende des Arbeitstages sortierst du den Inhalt dieses Faches in die passenden Ordner und Regale oder wirfst sie in den Papierkorb.

Wenn du deine täglichen To-Dos, und damit dein Büro, noch besser organisieren willst, dann nutze eine Pinnwand oder ein Whiteboard. Auf dieser Fläche kannst du die momentan relevanten Aufgaben nach Priorität sortieren. Besonders effektiv ist das Eisenhower-Prinzip: Ordne die Projekte danach, ob sie wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, nicht wichtig aber dringend oder nicht wichtig und nicht dringend sind. Letztere kannst du delegieren oder direkt verwerfen. Am wichtigsten ist, dass du jeden Tag eine klare To-Do-Liste hast, die du abarbeiten und ergänzen kannst. Durch eine visuelle Sammlung behältst du leicht den Überblick und kannst den gesamten Tagesablauf effektiv strukturieren.

dringend nicht dringend
wichtig sofort selbst erledigen Terminieren und selbst erledigen
nicht wichtig an Mitarbeiter delegieren nicht bearbeiten

 

Das Büro organisieren – auch am PC

Heutzutage passiert im Arbeitsleben viel weniger auf Papier als früher. Führe deshalb auch in deiner digitalen Welt ein klar strukturiertes System ein. Gut nachvollziehbar, auch von Vertretungen, ist eine hierarchische Ordnung. Sortiere deine Dokumente nach Jahren sowie Monaten und untergliedere diese in deine Projekte. In jeden Projektordner gelangen dann die dafür benötigten Dokumente. Achte darauf, alle Dateien treffend zu benennen. So findest du sie auch schnell in einer Suche mit dem Windows Explorer. Speichere einzelne Dokumente nie auf dem Desktop, sondern ordne sie gleich ein – das erspart dir ebenfalls viel Zeit bei der Suche.

Arbeitest du nicht an zeitlich gebundenen Projekten, kannst du deine Struktur auch zweiteilig gliedern: momentan Relevantes und Abgehaktes. Alle aktuellen Dateien kommen in den aktiven Ordner und alle nicht mehr benötigten kommen ins Archiv. Um in deinem Arbeitsumfeld trotzdem den Überblick zu behalten, kannst du jedes Dokument mit thematischen Tags versehen – das funktioniert sowohl auf Windows als auch Mac. Suchst du dann nach diesem Tag, erscheinen alle relevanten Dateien. Übrigens: Bereinige und sortiere deinen Download-Ordner regelmäßig, sonst verlierst du dort wichtige Files!

Mach dein Arbeitsumfeld stressfrei

Zu einem angenehmen Arbeitsplatz gehört aber nicht nur ein organisiertes Büro, sondern auch eine gewisse Atmosphäre. Ist alles nur funktional eingerichtet, fühlst du dich bestimmt nicht wohl. An erster Stelle steht da die Luft: Öffne regelmäßig dein Fenster, damit du auch genügend Sauerstoff tanken kannst. Das ist Futter für dein Gehirn. Für Entspannung sorgen Duftkerzen oder Räucherstäbchen. Stresst es dich, nur Funktionsobjekte auf dem Tisch zu haben? Dann schmücke ihn mit Pflanzen, Dekoobjekten, niedlichen Büroutensilien oder Bildern deiner Liebsten. So hast du auch auf der Arbeit immer einen Grund, zu lächeln.

Ein kleines Journal macht es dir am einfachsten, den Überblick zu behalten: Es ist ein guter Platz für To-Do-Listen und bildet einen gesammelten Ort für Ideen, Gedanken und Listen. Gehe am besten am Ende der Arbeitszeit durch die Notizen jedes Tages und notiere Relevantes für den nächsten Tag. Ordne unbenötigte Dokumente ggf. ins Archiv und räume deinen Tisch so auf, dass du am nächsten Morgen direkt anfangen kannst, ohne vom Chaos überwältigt zu sein. Das hilft deinem Gehirn auch dabei, herunterzufahren und langsam in das Feierabend-Mindset zu kommen.

Weiterführende Links
www.segmueller.de/…/kleines-buero
www.organisation-mit-sabine.de/nie-mehr-stapel-gut-organisiert-im-buero/
www.firstchoicebc.de/…/buero-richtig-organisieren/
www.corinna-rose.de/…/konmarimethode
www.buero-kaizen.de/ordnung-im-computer/
www.optimiert-organisiert.de/ordnung-am-pc/
www.wikipedia.org/…/Eisenhower-Prinzip